Если при визуальном осмотре основного средства обнаружили, что ему нужен ремонт, составьте дефектную ведомость. Это позволит правильно и без проблем учесть расходы на ремонт и доказать налоговому инспектору, что расходы экономически обоснованы.
Дефектная ведомость – это один из видов первичной документации организации. Бланк заполняется при обнаружении недостатков, поломок, брака в изделии или объекте. К примеру, форма дефектной ведомости на ремонт автомобиля фиксирует, какие недостатки или дефекты в авто подлежат ремонту. Из этой статьи вы узнаете, как заполнить документ, чтобы обосновать расходы организации.
Что такое и зачем нужна дефектная ведомость
Госучреждениям нужны дефектные ведомости:
- Для планирования расходов на выполнение работ по ремонту, модернизации, техническому обслуживанию недвижимого и движимого имущества в процессе формирования бюджетных смет казенными учреждениями (приказ Минфина от 20.06.2018 года № 141н) и планов ФХД бюджетными и автономными учреждениями (приказ Минфина от 31.08.2018 года № 186н). Дефектная ведомость является основанием для составления сметы, в которой рассчитывается стоимость работ и материалов.
- Для списания ОС, дальнейшая эксплуатация которых технически невозможна или экономически нецелесообразна. В ФСБУ «Основные средства» утверждается, что у субъекта учета должны быть основания для списания государственного или муниципального имущества.
- Для подтверждения выявленных недоделок в процессе приемки строительных или ремонтных работ. Надлежащим образом составленная дефектная ведомость прилагается к претензии, направляемой подрядчику, или предоставляется в суд.
Дефектная ведомость: образец заполнения
Правила составления дефектной ведомости
Поскольку унифицированного бланка не утверждено, организация может его разработать самостоятельно. При этом нужно учитывать требования к первичной документации по стат. 9 № 402-ФЗ от 06.12.11 г. В дефектовке нужно указать следующие обязательные реквизиты:
- № по порядку, дата составления.
- Наименование предприятия.
- Наименование объекта, адрес его нахождения, инвентарный №.
- Перечень обнаруженных дефектов, характеристика.
- Причины возникновения недостатков.
- Объем и стоимость предполагаемых видов работ с указанием сроков исполнения.
- Ссылки на приложения – фото, видео, дефектный акт и пр.
- Подписи уполномоченных лиц предприятия с расшифровкой.
За основу можно взять форму ОС-16 (по Постановлению Госкомстата № 7 от 21.01.03 г.) или отраслевую форму, которая принята отдельным ведомством. Выбранный вариант нужно утвердить в учетной политике.
Исправления в дефектную ведомость, пример и образцы ниже, вносить не запрещается. Для этого неверная запись зачеркивается, а сверху пишется верная.
Порядок составления дефектной ведомости
Дефектную ведомость составляет комиссия, назначенная руководителем. В нее входят квалифицированные сотрудники, способные оценить характеристики объекта учета. Возможно привлечение внешних специалистов по договорам ГПХ. Форма ведомости должна быть утверждена в учетной политике учреждения.
Заголовок документа включает:
- Название, номер и дату
- Наименование организации
- Дополнительную информацию (подразделение, ответственное лицо)
Содержание документа:
- Сведения об объекте:
- Наименование
- Идентификационные номера
- Даты (изготовления, учета, ввода в эксплуатацию)
- Стоимость, срок использования, амортизация
- Описание состояния объекта:
- Выявленные дефекты
- Причины возникновения
- Выводы о возможности эксплуатации
- Рекомендации:
- Перечень ремонтных работ (если применимо)
- Ориентировочные сроки завершения
При использовании справочных материалов необходимо давать ссылки для подтверждения выводов комиссии.
Виды дефектной ведомости
В большинстве случаев дефектные ведомости составляют:
- на ремонт транспортных средств;
- на ремонт помещений;
- на ремонт машин и оборудования;
- на списание ОС и МЗ;
- для подтверждения нарушения исполнителем установленных в договоре требований к качеству выполняемых работ или оказываемых услуг.
Дефектная ведомость на списание основного средства
- степень износа ОС;
- характер и причины неисправностей.
Документы для ремонта основных средств
Дефектная ведомость на ремонт автомобиля
При формировании дефектной ведомости по результатам осмотра автомобиля в содержательной части следует дополнительно прописать его марку, модель, регистрационный номер, год выпуска, пробег и пр. Можно указать дату последнего ремонта или технического обслуживания и наименование СТО, с которой заключен договор.
В дефектную ведомость на ремонт автомобиля включается перечень (можно в виде таблицы) подлежащих замене запасных частей. Следует указать, допустимо ли использовать аналоговые детали и комплектующие или нужны только оригинальные. К ведомости желательно приложить выписки (распечатки, скрины) из каталогов поставщиков запчастей, интересующих владельца авто.
Учет замены запчастей при ремонте авто
Дефектная ведомость на ремонт здания или помещения
- локальных смет на отдельные работы;
- сводных смет общего финансирования;
- актов КС-2, справок КС-3.
- наименование объекта и адрес;
- детальное описание работ и условий;
- наименования работ по ФЕР или ТЕР.
Как оформить и учесть ремонт имущества
Можно ли не оформлять дефектную ведомость
- идентификацию объекта;
- выявленные дефекты;
- выводы о ремонте или списании.
Эксперты Системы Госфинансы разработали сервис, который отличит виды ремонта, чтобы исключить нецелевку. Также скачайте таблицу по КВР и КОСГУ и проводки, которые эксперты согласовали с Минфином.