Штатная численность - это оптимальное число работников, необходимое для обеспечения работы организации или структурного подразделения. Расскажем, как рассчитывается штатная численность, покажем примеры расчета и образцы документов.
Величина штатной численности зависит от размера и структуры организации, направлений деятельности, уровней управления. В бюджетных учреждениях расчет численности производят по отраслевым нормативам или на основе межотраслевых типовых норм. Если ведомственные нормативы отсутствуют, расчет производят по общепринятой методике.
Что такое штатная численность
Штатная численность работников - это количество сотрудников, указанное в штатном расписании и необходимое для обеспечения нормального функционирования предприятия. Данный показатель может рассчитываться в целом по предприятию или для отдельных структурных единиц: департаментов, служб, отделов и прочих подразделений. Например, если речь идет о бухгалтерии, штатная численность - это число сотрудников, необходимых для обеспечения всей работы по учету и составлению отчетности.
Анализ штатной численности позволяет определить показатели нагрузки на персонал:
- Рассчитать количество времени для выполнения задач на определенной должности. Исходя из длительности рабочего дня (смены) и рабочей недели определить численность сотрудников по данной должности.
- Установить численность сотрудников по определенной должности. Затем определить количество времени, затрачиваемое одним работником, и сопоставить фактический объем работы с нормативами.
Цель расчета - определить оптимальную нагрузку на одного сотрудника так, чтобы обеспечить работу организации без лишних затрат на содержание персонала. Но и не перегрузить сотрудника, что приведет к снижению качества работы.
Штат сотрудников и штатная численность
Штатную численность оформляют в табличном виде, для этого составляют специальный документ - штатное расписание. В нем дается наглядное представление о:
- Структуре предприятия - перечень подразделений, служб, департаментов и т.д.
- Перечень должностей в каждом подразделении,
- Численность штатных работников в каждом подразделении.
В итоге получается картина, к которой стремится руководство, но только при условии, что штат был тщательно просчитан.
Штатная и фактическая численность работников: что это такое
Если штатная численность - это идеальная картина, то фактическая численность работников - это реальное отражение текущего числа сотрудников, присутствующих на рабочих местах. Штат просчитывается по специальной методике с применением различных формул. Другое дело фактическая численность работников, ее рассчитать очень просто - пройти по помещениям предприятия и сосчитать присутствующих или заглянуть в табель учета рабочего времени.
В большинстве случаев фактические данные могут отличаться от штатного расписания по разным причинам:
- В штате присутствуют незанятые, то есть вакантные должности, в итоге штатная единица есть, но фактически человека нет.
- Кто-то из сотрудников отсутствует в плановом порядке, например, находится в отпуске или направлен в командировку.
- Есть сотрудники, отсутствующие в неплановом порядке, например, болеют или прогуливают.
В итоге фактическое число оказывается меньше штатного. Может ли фактический показатель оказаться больше штатного? Может, если в расписании предусмотрены внешние совместители. Например, предусмотрено два курьера по 0,5 ставки, это одна полная единица, а по факту два человека.
Чтобы сравнить два показателя понадобится еще один документ - штатная расстановка. В отличие от расписания она содержит не плановые, а фактические данные по заполнению вакансий и наличию сотрудников:
Штатная численность работников: как рассчитать
Для большинства бюджетных организаций и учреждений разработаны специальные методики расчета. Например, в государственных архивах расчет производят по Методике, утвержденной приказом Росархива № 9 от 14.01.2004.
Если отраслевая методика отсутствует, необходимо пользоваться Рекомендацией Росздрава от 01.01.2006 «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду». Методики Росздрава базируются на нормах:
- численности - число сотрудников, необходимое для выполнения определенных задач,
- нагрузки - объем работы для одного сотрудника в единицу времени,
- время работы - количество времени, необходимое для выполнения определенной задачи,
- время обслуживания - количество рабочих мест, обслуживаемых специалистом за единицу времени.
Росздрав предлагает рассчитывать предельную численность персонала в бюджетном учреждении по формуле:
|
Чш = То : Фп × Кн |
Где:
|
Нормы годового объема
Годовой объем работы определяется по нормам, установленным нормативными документами или локальными актами работодателя. Например:
- Нормативы объема работы для бухгалтеров приведены в постановлении Минтруда № 56 от 26.09.1995 «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях».
- Укрупненные нормы времени на разработку технологической документации утверждены постановлением Минтруда № 86 от 21.04.1993.
- Нормативы рабочего времени для выполнения библиотечных операций приведены в постановлении Минтруда № 6 от 03.02.1997.
Отраслевые и межотраслевые нормативы имеют существенный недостаток - они разрабатывались более 20 лет назад и серьезно устарели. За прошедшее время изменились технологические процессы и регламенты работы, появились электронные средства обработки информации, новые технические устройства, используемые в работе. Если отраслевые нормы не подходят, можно использовать одну из общепринятых методик.
Расчет штатное численности работников: пример
Одна из распространенных методик позволяет оптимизировать численность персонала без слишком сложных вычислений. Подсчет производится по следующей формуле:
|
Ш = Ор : (Фрв × Вп × Квн) |
Где:
|
Пример
В отделе продаж трудится 15 менеджеров. Проверим, является ли численность оптимальной, за расчетный возьмем период с 1 января по 31 октября текущего года.
Рассчитаем коэффициент выполнения норм. Допустим, в ЛНА установлена нормативная выработка 59 тыс. руб. на одного сотрудника, в расчетном периоде фактическая выработка составила 50 тыс. руб.:
- Квн = 59 тыс. руб. : 50 тыс. руб. = 1,18.
Допустим, плановый объем работ Ор составляет 1 350 000 руб., фонд рабочего времени Фрв - 1644 часа. Подставим показатели в формулу и получим:
- Ш = 1 350 000 руб. : (1 664 × 59 000 × 1,18) = 12
То есть для выполнения запланированного объема работ достаточно 12 менеджеров, но только если они не будут ходить в отпуска и ни один из них не заболеет. Как только хотя бы один сотрудник выпадет из рабочего процесса по любой причине, возникнет нехватка персонала. необходимо ввести еще один показатель - численность присутствующих сотрудников. Она определяется по формуле:
|
Шрм = Н × Кн |
Где:
|
|
Кн = 1 + Дн |
Где:
|
Показатель Дн определяется расчетным путем, в него включаются:
- 28 календарных дней в году - ежегодный отпуск,
- 7 дней - нормативное количество отпуска без сохранения оплаты труда,
- 14 дней - нормативное количество дней нетрудоспособности.
Также необходимо учесть дополнительные нерабочие дни, если они предоставляются сотрудникам. Например, сюда может входить дополнительный оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск, дни для ухода за ребенком - инвалидом, на прохождение диспансеризации, обязательных медосмотров, донорские и прочие дни освобождения от работы.
Допустим, в нашем примере работнику положено 49 нерабочих дней в году (28 + 7 + 14), что составляет 392 часа при 8-часовой рабочей неделе. Сделаем расчет:
- Доля нерабочего времени - 392 часа : 1972 рабочих часа в году = 0,2.
- Коэффициент невыхода - 1 + 0,2 = 1,2.